The Art of Adapting: Managing Supply Chain Storms with Accounting Technology

In this episode, we’re joined by Lisa McCarthy, Founder and Chief Strategy Officer at Out of the Box Technology to discuss the impact of supply chain issues on the construction industry, and how the right tools and processes can help you weather them. 

Learn more about Out of the Box Technology and other QuickBooks Solution Providers for Construction at QSP Directory

Transcript

Are  you  in  the  construction  or  contracting  business  and  looking  for  ways  to  save  time  and  money?  Welcome  to  the  Constructing  Growth  podcast.  My  name  is  Nate  Flake  and  I'm  here  to  help  you  discover  ways  to  streamline  your  back  office, 

 automate  your  workflows,  and  find  the  right  tools  to  help  you  set  up  your  business  for  growth.  Welcome  back  to  the  Constructing  Growth  podcast  with  QuickBooks  Solution  Providers. 

 The  podcast  that's  all  about  helping  construction  companies  thrive.  So  I'm  your  host,  Nate  Flake,  and  today  we  are  very  lucky  to  have  Lisa  from  Out -of -the -Box  Technology.  She's  the  Chief  Strategy  Officer  there. 

 Today,  we're  going  to  talk  about  kind  of  supply  chain  issues  we've  seen  the  last  few  years.  I'm  going  to  let  Lisa  kind  of  talk  about  her  background  and  her  experience  in  working  with  those,  those  industries  and  those  clients. 

 But  supply  chain  disruptions  have  been  common.  Of  course,  they  were  the  big  buzzword  during  COVID,  right?  Like,  you  know,  we  can't  get  our  materials  because  this  factory  shut  down  or  workers  aren't  in  the  building  for  six  months  at  a  time. 

 And  I  think  we've  seen  the  kind  of  that  trickle  effect  in  the  last  two  to  three  years  since  then,  like  we're  still  catching  up,  right?  And  so  Lisa,  first  couple  things.  Tell  our  listeners,  give  us  some  background  on  what  construction  companies  you've  worked  with, 

 how  many  clients.  I  know  you  guys  see  all  types  of  industries  in  your  client  range.  And  then  also,  you  know,  how  are  you  guys  helping  construction  companies  battle  these  supply  chain  issues?  It's  like  something  that's  like, 

 you  know,  we  thought,  "Oh,  after  COVID,  we're  going  to  be  good  to  go."  But  it's  just  like  it's  this  never -ending  thing,  especially  in  construction.  Thanks,  Nate,  for  having  me.  Just  a  quick  fun  fact.  I've  been  working  with  QuickBooks  since  it  was  DOS  1 .0. 

 I  think  it  was  on  the  market  one  week.  So  I've  grown  up  with  it.  And  one  of  my  very  first  clients  was  a  construction  client.  And  while  I  have  an  accounting  background, 

 I  really  wasn't  prepared  for  the  complexities  of  running  a  construction  business.  Construction  accounting  is  probably  one  of  the  most  difficult  accounting  problems  to  deal  with, 

 because  not  only  do  you  need  to  track  just  the  general  inflows  and  outflows  of  money,  but  you  also  have  to  track  things  down  to  an  individual  project  level. 

 Because  that's  really,  you  know,  if  you  don't  quote  well  and  you  don't  perform  well  on  a  particular  job,  job,  they're  usually  high  ticket  items  and  it  could  take  you  out  as  a  business  owner. 

 So  we've  been  working  with  construction  clients.  I  was  a  guest  speaker  for  construction  associations,  teaching  QuickBooks  classes, 

 and  I  work  a  lot  with  bookkeepers,  but  also  with  the  business  owner.  And  so  I  pretty  much  know  that  the  business  owner  needs  to  have  job  costing  and  needs  to  be  able  to  track  things  related  to  deposits  on  materials  and  deposits  from  customers. 

 And  so  their  biggest  challenge  is  really  usually  around  cash  flow.  And  they're  really  good  at  getting  money  up  front  from  a  customer,  but  they  have  a  hard  time  keeping  it  in  the  bank  and  not  spending  it  before  it's  too  late. 

 So  we  have  to  make  sure  that  we  really  utilize  QuickBooks,  the  tools  in  there,  the  reporting  in  there  to  track  deposits  on  orders  with  vendors.  You  mentioned  supply  chain  issues. 

 It  didn't  used  to  be  that  construction  companies  had  to  pay  up  front  for  materials,  but  with  the  supply  chain  issues,  now  they're  in  their  such  lead  time  required, 

 they're  having  to  put  a  lot  of  money  up  front  to  order  those  materials.  And  then  that  money  sits  out  there  for  a  really  long  time,  and  they  can't  do  their  install. 

 And  so  they  can't  get  the  rest  of  the  revenue  associated  with  that  outflow  of  cash.  So  they're  really  struggling  with  cash  flow  because  there's  such  this  huge  delay  between  being  able  to  complete  a  job  and  having  to  put  the  money  out  there  for  the  materials. 

 So  we've  had  to  be  really  diligent  about  building  good  reports  for  the  construction  companies  to  manage  their  cash  flow,  and  QuickBooks  does  a  really  good  job  of  that. 

 I  didn't  realize  that  they've  changed  kind  of  from,  I  guess,  traditionally,  we're  like,  "Okay,  I  have  this  supply  company  that  I  buy  wood  from,  and  I  have  an  account  with  them  and  throw  it  on  my  tab,  we'll  settle  up."  So  you're  saying  the  supply  chain  current  situation  has  forced  all  these  suppliers  to  say, 

 "Hey,  you've  got  to  pay  up  front.  We  can't  float  that  cost  for  the  next  eight  months,  right?"  Yeah.  I  had  a  window  and  door  company  that  they  literally  had  to  take  out  a  line  of  credit  to  put  deposits. 

 I  don't  know  if  you  remember,  nobody  could  get  windows  and  doors  for  a  long  time.  I,  you  know,  prefacing  this  with,  we  were  super  smart  and  bought  a  completely  fixer  upper  five  years  ago, 

 and  it's  been  the  bane  of  my  existence,  but  we  ran  into  that  exact  issue  with  doors.  Yeah.  So  this  was  a  window  and  door  company  that  did  the  install.  And  so  they  got  all  these  deposits  from  homeowners  who  wanted  to  put  in  new  doors  and  windows. 

 And  so  they  had  the  deposit,  but  that's  only  half.  And  then  they  had  to  put,  turn  around  and  put  all  that  money  as  a  deposit  to  order  the  doors  and  windows. 

 But  then  the  doors  and  windows  took  six  months  to  a  year  to  come  in  so  they  couldn't  do  any  of  their  installs.  So  they  were  almost  like  they  couldn't  work. 

 Yeah.  Yeah.  They  just  had  to  wait,  right?  Like  everybody  else.  That's  crazy.  Yeah.  And  so  they  couldn't  collect  the  last  half  of  their  deposit  and  they  had  to  wait  and  everybody  was  redoing  their  houses  during  COVID. 

 So  everybody  wanted  to  order  these  doors  and  windows  so  they  were  getting  all  this  cash  up  front  from  customers,  but  they  still  had  to  pay  their  employees  to  stick  around,  right? 

 Yeah.  And  so  they  had  to  get  really  creative,  but  they  had  to,  it  took  them  a  good  year  and  a  half  to  recover  just  from  that  and  having  to  put  so  much  money  out  up  front  and  wait  so  long  for  the  materials  to  come  in  that  put  them  in  such  a  backlog  of  doing  the  installs. 

 So,  it  was  really  tough,  really  tough  for  them.  And  we  built,  I  worked  with  them  for  a  few  months  to  put  together  some  really  good  reporting  so  they  could  keep  track. 

 They  were  using  spreadsheets  and  all  these  things  outside  of  QuickBooks  and  I'm  like,  "No,  let's  move  to  doing  all  of  this  in  QuickBooks  because  it'll  tie  into  your  financials  and  you'll  have  much  better  results  than  trying  to  do  it  outside."  Good  timing  for  them  too, 

 right?  If  you're  going  to  have  this  kind  of  timing,  might  as  well  install  a  solution.  Yeah.  So,  I  mean,  of  course,  during  COVID  we  had  all  this,  we're  still  seeing  the  effects  of  that  and  with  different  global  crisis  is  going  on, 

 supply  chain,  the  economy  is  really  kind  of  tied  in  together.  Besides  the  customized  reporting,  when  you  run  into  clients,  what  other  tools  do  you  recommend  for  them  or  what  are  their  features, 

 functionality  to  really  get  a  hold  of  their  supply  chain  and  their  backlog  of  inventory  and  things  like  that?  I  haven't  done  a  lot  on  the  inventory  side  because  most  construction  clients  don't  necessarily  carry  inventory. 

 Yeah,  they  try  to  carry  as  little  as  possible,  yeah.  I  guess  more  on  the  supplier  inventory  is  what  I  meant,  yeah.  Right.  They're  drop  shipping  everything  to  the  customer  site,  but  one  of  the  bigger  challenges  that  I  see  with  construction  clients  is  their  revenue  recognition. 

 They  have  a  really  tough  time  matching  the  timing  of  the  revenue  to  the  timing  of  the  expenses.  So,  QuickBooks  lets  you  do  a  true  accrual  based  accounting  and  if  you  work  with  a  professional  that  can  help  you  set  up  methods  inside  of  QuickBooks  to  track  revenue  properly, 

 that's  the  thing  I  see  them  do  wrong  most  of  the  time.  So  they'll  recognize  revenue  when  they  collect  a  deposit  from  a  customer  and  they'll  recognize  the  expense  when  they  pay  the  vendor. 

 Well,  that's  not  accrual  accounting.  And  so  if  they  really  could  just  utilize  accounts  payable  and  accounts  receivable  and  some  of  the  tools  to  actually  do  things  on  a  cruel  basis, 

 they'd  have  a  much  better  picture  of  where  they  are  in  their  business  and,  you  know,  are  they  actually  making  money  or  not  making  money.  And  it's  not  just  based  on  the  timing  of  when  cash  changes  hands. 

 It's  when  you  actually  do  the  install  or  you  actually  complete  a  portion  of  the  project  that  you  can  recognize  revenue.  And  that's  complicated.  That's  why  construction  accounting  is  complicated. 

 But  there  are  great  tools  in  QuickBooks  to  do  that  revenue  recognition  process.  And  we've  got  a  couple  franchises  that  we  work  with  all  their  franchisees  and  teach  them  how  to  do  that  using  the  tools  in  QuickBooks. 

 So  it's  definitely  possible,  but  it's  one  of  the  biggest  challenges  for  construction  clients.  No,  that's  a  great  call  out.  I  think  if  you're  in  construction  listening  to  this  and  you  do  your  cruel  accounting  the  way  Lisa's  describing  is  incorrectly, 

 that's  a  good  call  out  for  those  listeners,  right?  Of  like,  Hey,  this  is  how  you're  supposed  to  do  it.  Last  question  for  you,  Lisa,  as  far  as  like,  there's  a  lot  of  people  listening  that  are  either  taking  over  their  dad's  fencing  company  or  something, 

 or  like  a  lot  of  new  business  owners,  some  of  this  younger  generation,  what  would  be  the  number  one  piece  of  advice  you  could  give  them  about  starting  off  on  the  right  foot,  right?  As  they  take  over  this  business  or  they  start  their  own? 

 You're  going  to  need  a  tech  stack.  You're  going  to  need  a  tech  stack.  You're  going  to  make  need  to  make  sure  you're  in  the  cloud,  especially  the  younger  generation  you  mentioned,  you  know, 

 somebody  taking  over  for  their  parent,  everything  is  needs  to  be  web  based.  So  a  lot  of  construction  clients  are  still  holding  on  to  the  desktop  version.  It's  a  great  product, 

 but  you  need  to  move  to  the  Cloud  because  you  need  to  integrate  with  all  the  other  technologies  that  you're  going  to  need,  especially  in  the  construction  space.  If  you  don't  embrace  those  other  technologies, 

 you're  going  to  get  left  behind.  So  there's  all  kinds  of  great  technologies  out  there  for  construction  clients  that  can  house  drawings  and  have  a  QR  code  that  you  can  walk  up  to  a  job  site  and  scan  it, 

 and  it'll  pull  up  all  the  drawings  that  you  need  for  that  project.  And  that  information  needs  to  integrate  with  your  accounting.  And  so  it's  got  to  be  cloud -based. 

 So  just  be  ready  to  embrace  the  Cloud  if  you're  not  already  there  and  embrace  the  tech  stack  because  it's  going  to  empower  you  to  do  more  with  less. 

 Great  advice.  Yeah,  I  think  that  goes  both  ways  as  far  as  the  clients  now.  I  mean,  I  know  I'm  a  consumer.  I  don't  want  somebody  writing  an  invoice  on  a  yellow  piece  of  paper  and  ripping  it  off  and  handing  it  to  me. 

 Text  me  the  link.  Make  it  as  easy  as  possible.  So  I  really  appreciate  you  taking  the  time  with  me  today,  Lisa,  again,  putting  those  insights  for  construction,  and  there's  a  lot  that  goes  with  it. 

 So  I  really  appreciate  your  expertise.  Thank  you  all  for  tuning  in  to  the  Constructing  Growth  podcast.  As  always,  if  you  found  this  episode  helpful,  go  like,  subscribe,  and  share  with  your  colleagues  in  the  construction  industry. 

 Stay  tuned  with  more  valuable  insights.  If  you  want  to  learn  more  about  the  QuickBooks  solution  providers  that  we  have  on  today,  like  Lisa  and  out -of -the -box  technologies,  you  can  go  to  quickbookspartnersolutions .com. 

 And  we'll  see  you  guys  next  episode.  Thanks  a  lot,  Lisa.  Thanks,  Nate.  Take  care.  The  views,  information,  or  opinions  expressed  during  this  podcast  are  solely  those  of  the  individuals  involved  and  do  not  represent  those  of  Intuit  QuickBooks  or  any  of  its  cornerstone  brands  or  employees. 

 This  podcast  does  not  constitute  financial,  legal,  or  other  professional  advice  or  services.  No  assurance  is  given  that  the  information  is  comprehensive,  accurate,  or  free  of  errors,  and  the  information  presented  is  for  general  information  purposes  only. 

 only.  Intuit  QuickBooks  does  not  have  any  responsibility  for  updating  or  revising  any  information  presented.  Listeners  should  verify  statements  before  relying  on  them.