The Art of Learning: Three Small Business Finance Mistakes You Don’t Want to Make

Join us for a conversation with Jeff Siegel of Siegel Solutions, a QuickBooks Solution Provider who knows the construction industry, as he shares the 3 most common finance mistakes that small businesses make time and again. 

Learn more about Siegel Solutions and other QuickBooks Solution Providers for construction and contracting businesses at QSP Directory 

Transcript

 Are  you  in  the  construction  or  contracting  business  and  looking  for  ways  to  save  time  and  money?  Welcome  to  the  Constructing  Growth  podcast.  My  name  is  Nate  Flake  and  I'm  here  to  help  you  discover  ways  to  streamline  your  back  office,
 automate  your  workflows,  and  find  the  right  tools  to  help  you  set  up  your  business  for  growth.  Welcome  back  to  the  Constructing  Growth  podcast.
 I'm  your  host,  Nate  Flake,  and  today  we're  joined  by  Jeff  Siegel,  the  owner  of  Siegel  Solutions.  Jeff,  thanks  so  much  for  joining  us.  Thank  you  for  having  me,  Nate.  Yeah,  no  problem.  And  as  a  side  note,
 congratulations.  I  heard  you  guys  just  hit  your  20  years  in  business  milestone,  so  congrats  on  that.  That's  big  news.  Thank  you.  It  went  by  really  fast  and  sometimes  when  I  think  about  it,
 it  went  by  slow  too.  Yeah,  exactly,  depending  on  what  it  is,  right?  So  anyways,  I  want  to  just  let  the  listeners  know  this  isn't  just  some  guy  off  the  street.  These  guys  know  their  business  and  they've  been  in  this  space  for  20  years  now.
 And  so  today  we're  going  to  talk  about  something  that  I  think  our  listeners  are  really  going  to  relate  to,  especially  in  that  construction  and  contracting  space.  And  that  is  the  top  three  finance  mistakes  that  small  businesses  make  in  the  construction  space.
 How  do  you  avoid  them,  right?  So  this  is  going  to  be  something,  if  you're  going  to  take  notes  on  a  podcast,  he  says  probably  the  three  things  you  need  to  write  down  as  you  build  your  business,  whether  you've  been  in  business  for  a  week  or  20  years  like  Jeff,
 right?  Even  these  seasoned  companies  can  learn  new  tricks  and  new  processes  and  things  like  that.  All  right,  so  Jeff,  we're  going  to  do  this  countdown  style,  right?  So  we're  going  to  start  with  the  third  most  common  financial  mistake  and  kind  of  work  up  to  that  big  number  one,
 big  hairy  monster  number  one  mistake.  So  what's  the  third  biggest  financial  mistake  these  construction  companies  are  making  that  you've  seen?  Yeah,  so  I  think  the  biggest,  the  third  biggest  mistake  would  be  a  lot  of  these  contractors  and  construction  business  owners,
 they  tend  to  try  to  do  things  all  on  their  own.  That's  just  the  nature  of  these  people  say  they  want  to  go  out  and  build  things.  Well,  they're  also  trying  to  build  their  accounting  system  and  they're  typically  trying  to  do  it  after  hours.
 What  tends  to  happen,  what  we've  seen  seen  is  it's  a  paper -based  system.  This  usually,  this  big  inbox  of  slips  and  invoices  and  things  from  other  contractors.
 Tucked  in  the  visor,  right?  Yeah.  Exactly.  It's  messy.  They  can't  train  someone  else  on  how  to  do  it.  It's  hard  to  grow  with  that  kind  of  messiness  of  paper  and  that  system.
 They  tend  to  get  behind.  If  they  used  a  system  like  QuickBooks,  they  could  automate  a  lot  of  that  stuff  that  they're  doing  by  hand  and  they  could  actually  have  others  do  it,  train  other  people  on  how  to  do  it,
 get  the  system  to  work  for  them.  Yeah.  So,  trying  to  do  basically  a  jack  of  all  trades  or  I  know  pun  intended  in  this  space,  but  trying  to  do  stuff  that  maybe  you  should  be  giving  somebody  else  that  specializes  in  that  one  thing.
 Yeah.  And  we  go  into  those  companies,  typically  after  the  fact,  and  have  to  dig  through  piles.  It's  very  manually.  My  curiosity,  what's  the  worst  paper  situation  you've  had  to  come  across  in  your  20  years?
 We've  had  clients  that  have  had  multiple  properties  where  they  can't  find  the  actual  HUD  statements  when  they  purchase  those  properties,  when  they  sold  the  properties.  Money  flowing  around  between  properties  because  a  lot  of  the  contractors  will  have  multiple  projects  going  on  and  they'll  borrow  from  one  to  purchase  another.
 Everything's  on  paper  and  it's  very  tedious  to  try  to  go  back  and  try  to  put  together  a  complete  picture.  You're  requesting  stuff  and  it  just  takes  weeks  and  weeks  to  get  to  you.
 That's  one.  Yeah.  All  right.  Let's  dive  into  the  next  one.  What's  the  second  biggest  financial  mistake  that  small  businesses  make  in  the  construction  space?  Yeah.  I  think  choosing  the  wrong  software.  They'll  either  choose  something  that's  very  complicated  for  a  big  construction  company  that  may  have  hundreds  of  products  and  hundreds  of  employees  and  they  can't  keep  up  with  it,
 or  they'll  choose  a  software  that  is  too  simple  for  them  so  they  can't  break  out  the  cost  properly  and  it  doesn't  have  the  functions  that  they  need  as  a  contractor.
 Using  something  like  QuickBooks,  which  has  over  750  applications  that  integrate  with  QuickBooks  to  do  things  like  proposals  and  bids  and  requests  for  proposals  and  job  costing  and  all  types  of  other  applications  that  actually  add  so  much  more  functionality  to  QuickBooks.
 If  they  had  chosen  QuickBooks  in  the  first  place  and  looked  at  some  of  these  applications  then  that  would  simplify  and  help  them  with  their  accounting  needs.  So,  we've  gone  in  to  companies  and  put  in  systems  that  integrate  with  QuickBooks  for  things  like  proposals,
 job  costing,  even  time  entry,  having  their  teams  input  their  time  from  a  job  site  or  even  a  van  from  the  road  on  their  app  and  it  all  integrates  back  into  QuickBooks.
 Fod  job  costing  is  just  invaluable.  So  I  think  choosing  the  right  software  when  they  first  go  into  it  is  a  pretty  big  mistake.  That's  interesting  too  because  you're  saying  you  can  also  overproduct  yourself,
 right?  Normally  you  hear  like,  "Hey,  you  didn't  get  the  right  thing,  it  doesn't  do  enough,"  but  at  the  same  time  you  can  overproduct,  meaning  you're  getting  something  that  has  way  too  much  functionality,  it's  too  complex,  you  probably  have  people  that  get  in  there  and  like  you  said,
 their  main  day -to -day  is  I'm  trying  to  do,  I'm  a  framer,  I'm  not  trying  to  spend  half  my  day  learning  this  complicated  system  and  they  probably  just  give  up  at  some  point.
 Yeah.  No,  absolutely.  These  complicated  systems,  they're  great  if  you're  a  really  big  company,  but  when  you're  a  smaller  contractor,  small,  medium  size,  very  overkill  as  features  they  never  use  or  they  think  they're  going  to  use.
 For  instance,  I  actually  have  a  house  up  in  New  Hampshire  and  the  guy  who,  we're  doing  some  construction  and  the  guy  who  dropped  off  the  dumpster,  when  I  went  to  pick  it  up,
 he  pulled  out  a,  you  know,  a  receipt,  wrote  it  on  a  piece  of  paper  and  asked  me  to  pay  it.  And  I  said,  "Have  you  ever  heard  of  QuickBooks?  Because  you  could  email  me  this  and  I  could  click  a  button  and  pay  it  instantly  before  you're  off  the  end  of  my  street."  Yeah.
 Make  it  easier  for  the  consumer.  Yeah.  Yeah.  That's  funny  I  joked  about  that  in  one  of  the  episodes  of,  "Hey,  don't  rip  off  a  yellow  piece  of  that  1990s  receipt  paper  and  hand  it  to  me  and  then  like  what  am  I  supposed  to  do  with  this?"  You  know,
 email  me,  text  me.  So  he  recently  became  a  customer  by  the  way.  So  he  called  me  afterwards  and  said,  "Tell  me  about  this,  about  QuickBooks."  So  interesting.  That's  great.  But,  you  know,  it's  simple.
 It's  easy  to  use.  But  these  other  programs,  they're  great  if  you  are  much  larger  and  we're  talking  very  much  like  QuickBooks  on  its  own  with  these  applications  could  take  you  really  far  before  you  even  have  to  go  to  some  ERP  or  some  kind.
 Yeah.  And  it's  all  about  getting  the  right  product  for  where  you  are,  right?  And  I  think  a  lot  of  listeners  here  on  this  podcast  are  in  that,  you  know,  small  to  medium  business  space  and  they've  either  just  started  or  they've  been  going  a  while  and  they're  doing  great.
 And  so  I  think  that  speaks  perfectly  to  kind  of  the  listener  base  that  we  have  here.  So  Jeff,  let's  get  the  number  one  financial  mistake  you've  seen  in  your  20  years  of  business,  right,
 when  it  comes  to  this  space.  Yeah.  So  this,  the  number  one,  and  it  relates  to  really  the  two  that  I  just  mentioned,  it  kind  of  combines  a  little  bit.  But  for  me,
 it's  not  getting  help  in  time,  whether  the  business  owner  has  been  doing  it  themselves  for  years  or  whether  they're  on  the  wrong  software,  the  number  one  mistake  is  really  not  bringing  in  a  qualified  QuickBooks  solution  provider  to  actually  help  with  a  streamlining  the  finances  and  or  putting  in  the  right  accounting  system  and  the  right  software  that  will  help  them  grow.
 We  could  make  their  life  easier  as  QuickBooks  solution  providers  right  from  the  start  and  save  them  hours  of  frustration,  time  and  proper  use  of  resources.  It's  interesting.
 There's  a  lot  of  smaller  contractors  who  it's  like  a  family  business,  you  know,  whether  it's  a  husband  and  wife  team  or  other  family  members  trying  to  do  it  all  themselves.  You  know,
 we  come  in  with  therapists  sometimes  when  we're  putting  the  stuff  together  and  we're  being  thanked  by  a  lot  of  family  members  that  we've  done  it  for  them.  So  really  getting  the  help,
 you  know,  timely.  And  I  bet  you  have  people  come  in  that  are  like  you  said  at  the  very  start  of  that  is  like,  you  know,  getting  it  quicker.  I  bet  you  have  people  that  come  in  there,  you  know,  that  have  that  could  have  done  this  seven  or  eight  years  ago.
 And  they  probably  are  like,  Oh,  man,  I  can't  even  imagine  the  time  I  could  have  saved  right  or  even  the  money  like,  right,  like  you  said,  taking  the  business  decisions  and  really  having  someone  is  an  advocate  like  you  guys,
 right.  And  in  letting  them  put  their  time  and  effort  into  something  that  they  either  specialize  in  or  into  marketing  or  something  like  that,  right,  or  like  feeding  the  pipeline  of  customers  and  things  like  that.
 Yeah,  I  mean,  we  love  helping  business  owners  grow  and  actually  able  to  see  their  numbers  properly.  It's  awesome  when  we  pull  up  a  P &L  profit  and  loss  statement  by  property,
 whether  they're  building  something,  we  show  them  the  cost  to  date  and  the  projected  revenues,  profit,  or  even  like,  you  know,  a  lot  of  these  companies  will  have  kind  of  a  holding  company  where  they  have  all  their  admin  expenses  to  really  show  them  what  they're  spending  and  what  they're  earning.
 It's  really  powerful.  And  a  lot  of  them  have  had  stuff  on  the  back  of  an  envelope  or  a  spreadsheet  and  to  be  able  to  do  it  instantly.  It's  just  actually,  it's  great  for  us.  We  love  seeing  that.
 Yeah,  you  probably  love  seeing  the  change  and  the  kind  of  transformation  and  you're  making  in  these  small  business  lives,  right.  Well,  I  really  appreciate  you  taking  the  time,  Jeff,  today,
 and  kind  of  going  through  those  top  three  mistakes  that  people  have.  And  I  hope  the  listeners  kind  of  really  take  note  and  avoid  these  things,  right.  And,  you  making  the  most  of  your  business  and  growing  your  business  with  these  points  of  advice.
 As  always,  if  you  found  this  episode  helpful,  be  sure  to  subscribe  and  share  it  with  your  fellow  builders.  Stay  tuned  for  more  episodes  of  valuable  insights.  Keep  building  for  your  success.
 If  you  want  to  learn  more  about  Segal  Solutions,  you  can  go  to  QuickBooksPartnersolutions .com  and  you  can  get  in  touch  with  Jeff  that  way.  Really  appreciate  you  being  on  this  podcast,
 Jeff.  Thanks  so  much.  Yeah,  I'm  glad  to  be  on  and  I  really  enjoyed  our  conversation.  The  views,  information  or  opinions  expressed  during  this  podcast  are  solely  those  of  the  individuals  involved  and  do  not  represent  those  of  Intuit  QuickBooks  or  any  of  its  cornerstone  brands  or  employees.
 This  podcast  does  not  constitute  financial,  legal  or  other  professional  advice  or  services.  No  assurance  is  given  that  the  information  is  comprehensive,  accurate  or  free  of  errors  and  the  information  presented  is  for  general  information  purposes  only.
 Intuit  QuickBooks  does  not  have  any  responsibility  for  updating  or  revising  any  information  presented.  Listeners  should  verify  statements  before  relying  on  them.