The Art of Tracking: Tactics to Ensure Accurate Job Costing

In this episode, Marc Visent from Knowify talks about the importance of job costing for construction and contracting businesses, and the right tools to do it well. 

Learn more about Knowify and other QuickBooks Solution Providers specializing in  Construction visit QSP Directory (quickbookspartnersolutions.com) 

Transcript

 Are  you  in  the  construction  or  contracting  business  and  looking  for  ways  to  save  time  and  money?  Welcome  to  the  Constructing  Growth  podcast.  My  name  is  Nate  Flake  and  I'm  here  to  help  you  discover  ways  to  streamline  your  back  office,
 automate  your  workflows,  and  find  the  right  tools  to  help  you  set  up  your  business  for  growth.  All  right,
 welcome  back  to  another  episode  of  the  Constructing  Growth  podcast.  The  podcast  that's  all  about  helping  construction  construction  companies  thrive.  I'm  your  host,  Nate  Flake,  and  today  we  are  speaking  with  the  owner  and  co -founder  of  Knowify,
 Mark  Vincent.  Really  appreciate  you  being  here,  Mark.  Nate,  I'm  excited  to  be  here  and  chat  with  you  today.  Yeah,  this  will  be  a  fun  one.  So,  Knowify  is  also  a  QuickBooks  solution  provider  partner,  and  today  we're  going  to  chat  about  an  issue  construction  companies  know  all  too  well,
 the  importance  of  accurate  job  costing.  So,  for  you  in  the  construction  industry...  you're  well  aware  that  every  project  is  unique  and  costs  can  quickly  spiral  out  of  control  if  you're  not  careful.
 So  that's  where  accurate  job  costing  comes  into  play.  Let's  start  by  helping  our  listeners  understand  what  job  costing  is.  Job  costing  is  just  a  practice  of  tracking  costs,
 locating  them  to  the  right  project.  So  they're  like  kind  of  like  these  two  parts.  You  know,  there  are  all  these  costs  that  could  be  like  purchasing  materials.  allocating  labor,  it  could  be  equipment,
 it  could  be  pulling  permits,  it  could  be  anything  that  goes  into  the  project  production.  And  that  is  understanding  which  of  these  costs  go  into  which  project.  It  combines  both.  So  why  is  that  so  crucial?
 Why  is  accurate  job  costing  important  for  these  construction  companies?  It's  mostly  about  profitability.  I  think  that  many  construction  companies  do  a  good  job  at  tracking  revenue.  but  very  few  do  a  good  job  at  tracking  costs,
 especially  project  costs.  Think  about  being  a  project -based  business  where  you  only  know  your  revenue,  but  you  don't  really  understand  your  cost  structure  at  the  project  level.  You  cannot  answer  the  fundamental  question  of  how  much  money  I'm  making  per  project.
 That  was  our  very  first  customers  on  OIFI.  They  would  come  to  us  and  tell  us,  "I  ran  20,  25,  30  projects  a  year.  I  cannot  tell  you  how  much  money  I  made  in  project  A  versus  project  B."  And  that's  a  big  problem  in  this  industry.
 Yeah.  So  they're  probably  just  looking  at  the  end  of  the  year  and  saying,  "Hey,  I  made  this  much,  but  if  you'd  asked  me  to  break  it  down  per  project,  there's  no  way."  They're  just  hoping  that  it  works  out.  And  I  think  that  hope  is  not  a  strategy.
 I  think  that  you  can  do  it  until  the  end  of  the  year  for  the  accountant  or  the  bookkeeper  to  show  up  and  tell  you,  "Nate,  we  did  not  make  money."  That's  not  the  right  way.  You  are  just  improvising.  I  tell  you,  if  you  want  to  run  a  growing  field,
 efficient,  you  know,  like  stable  business,  you  have  to  understand  your  cost  structure.  Yeah,  that  makes  sense.  So,  besides  just  the  bottom  line,  though,  I'm  assuming  that,  you  know,  this  also  probably  helps  with  decision  making,
 estimating  future  projects,  can  you  speak  a  little  bit  to  that?  I  mean,  my  mind  job  cost,  it  will  help  you  today  and  tomorrow,  right?  It  helped  you  today  because  you  understand  what's  going  on  today  in  your  projects,  you  know,  in  real  time,
 if  you  really  set  up  a  process  where  you  collect  costs.  you  allocate  them  efficiently  to  projects,  I  can  tell  you  today,  before  going  to  sleep,  I  can  check  my  numbers  and  see  today  was  a  good  day.
 We're  on  track.  We're  on  track  on  all  these  budgets.  We  are  hitting  the  right  numbers,  revenues  here,  costs  are  here.  It's  about  today,  but  also  about  tomorrow.  When  the  project  finishes,  you  can  tell  these  projects  for  these  clients,
 they  are  worth  doing  versus  others  that  you  might  want  to  avoid  in  the  future.  The  same  happens  when  you  work  with  subcontractors  or  other  vendors.  You  might  identify  that  some  of  those  are  not  as  good  for  you  as  you  thought.  The  only  way  of  knowing  that  is  understanding  your  cost  structure  again.
 So  the  big  question  mark  is  how  do  you  actually  achieve  accurate  job  costing?  It's  one  thing  to  talk  about  and  the  benefits,  but  you've  dealt  with  thousands  of  clients  in  this  business,
 in  this  space.  What's  the  secret  sauce?  How  do  you  achieve  accurate  job  costing?  Some  people  think  it's  kind  of  like  an  art,  but  they  actually  believe  it's  a  science.  I  think  that  you  have  to  use  the  right  products,  and  you  have  to  get  the  right  help  for  that.
 Products  could  be,  I  am  biased,  but  putting  together  QuickBooks  and  Noify,  and  tracking  costs  at  the  project  level,  using  all  the  QuickBooks  tools  that  you  get  to  track  all  those  costs  and  then  allocating  them  to  the  right  place  with  Noify.
 But  it's  not  just  the  tools,  it's  also  the  people  that  are  helping  you.  You  can  think  about  using  consultants,  using  account,  and  you  keep  using  system  integrators  to  come  up  with  the  right  structure  to  collect  those  costs.
 Where  is  the  right  process?  Job  costing  is  not  just  the  job  of  the  accountant  or  the  business  owner.  It's  everyone's  job  at  the  business.  You  can  actually  come  up  with  a  process  that  will  help  everybody  contribute  to  the  overall  goal  of  tracking  costs  accurately.
 Like  you  say,  it's  a  science,  right?  In  your  experience,  do  you  have  any  examples  of  companies  that  came  to  you?  that  either  had  like,  you  know,  hey,  we're  in  a  bad  situation  or  we  have  no  idea  what  we're  doing  and  kind  of  talk  about  that  journey  and  what  that  would  look  like  for  our  listeners?
 - I  think  that  one  classic  example  that  I  always  remember  from  our  early  customers  was  when  we  were,  you  know,  when  we  were  seeing  all  these  contractors  that  they  were  just  tracking  certain  costs,  you  know,  and  they  were  telling  me  like,
 well,  I  spent  like  six  hours  in  the  building  department  pulling  a  permit.  And  I  would  ask  them,  did  you  look  at  it?  this  cost  to  the  project?  And  they  would  be  like,  well,  not  really,  it's  my  time,  right?  But  your  time  is  money,
 right?  You  see,  you  are  the  most  valuable  resource  in  the  company.  You  are  the  business  owner.  You  are  spending  six  hours  at  the  building  department  pulling  a  permit.  Soon  you  will  find  out  that  that's  not  the  best  usage  of  your  time,
 right?  You  might  actually  want  to  outsource  that  part  of  your  business.  You  might  actually  rely  on  someone  else  to  pull  the  permit  for  you.  Those  are  the  type  of  things  that  you  will  discover.  But  then--  And  those  are  the  classic  examples  that  some  of  these  contacts  would  be  like,
 "Dah,  you're  right."  I'd  be  like,  "Why  did  I  never  think  I  thought  about  that?"  You  never  thought  about  that  because  you  never  thought  about  the  cost  side  of  the  business  or  the  project,  right?  You  were  always  thinking  about  the  revenue  side.  I  think  that--  - Yeah,  that's  six  hours  that  you're  not  on  the  job  putting  in  drywall  or  framing.
 - Or  selling  more  projects  to  new  customers,  right?  I  think  that  it's  sometimes  the  fact  that,  I  think  that  for  most  construction  companies,  companies  relatively  easy  to  allocate  materials  and  labor,  they  cannot  like,  no,
 this  goes  into  the  project.  But  there  are  all  these  other  many  things  that  happen  on  the  project  that  you  are  not  accounting  for.  And,  you  know,  those  are  eating  your  margins.  And  at  the  end  of  the  day,  when  you're  trying  to  make  decisions  about  projects,  you  have  to  be  accurate.
 Putting  you  on  the  spot  here  a  little  bit,  what  are  like  two  or  three  of  the  top  things  people  don't  think  about  when  it  comes  to  job  costing?  Like,  yeah,  you  mentioned  materials.  Of  course,  that's  one  of  them.  I  think  that's  one  of  the  top  things  people  don't  think  about  when  it  comes  to  job  costing.
 one  of  the  interesting  things  about  job  costing  is  when  you  when  you  compare  like  actuals  versus  committed  costs,  you  know,  like  some  people  will  forget  that  there  is  an  invoice  coming  in  from  that  subcontractor  that  they  never  counted  for.
 They  never  counted  for  because  they  didn't  enter  a  purchase  order  for  that  subcontractor  and  allocated  it  to  the  project,  right?  So  it's  a  surprise  when  three  months  later  they  receive  an  invoice  for  $15 ,000  and  they  realize  wait  a  second.
 I  didn't  make  that  much  money  in  that  project,  because  now  I  have  to  pay  this  invoice,  right?  So  that's  a  classical,  but  look  what,  it's  like  the  timing  of  your  costs.  Another  one  classic  one  would  be  what  I  mentioned  before  about  all  that  time  that  is  not  direct  time  to  the  project.
 It's  not  me  working  on  this  electric  panel  or  me  on  the  roof,  working  on  shingles.  But  it's  more  about  the  time  that  goes  around  the  project.
 you  know,  and  what  if  I  am  spending  six  hours,  not  only  at  the  building  department,  but  also  like  with  a  certain  customer,  I  am  not  spending  other  hours  with  our  customers,  right?  That  has  to  be  allocated  for.  I  see  that  that's  kind  of  like  an  interesting  piece  that  usually  people  tend  to  overlook.
 Yeah,  they  probably  don't  think  about  it.  So  what  would  you  say  to  those  in  the  construction  industry  and  those  listening  that  would  argue  you  that  everything  we  just  covered  when  it  comes  to  tracking.
 tracking  job  costing  sounds  like  way  too  much  work.  I  would  tell  them  that  it  is  work,  but  it's  work  worth  doing.  That's  the  reality.  I  think  that  think  about  how  you  want  your  business  to  grow.
 Think  about  how  stable  you  want  it  to  be.  Think  about  the  value  that  you're  adding  to  the  business,  how  the  business  is  growing.  I  think  that  it's  more  about  you  spending  the  right  time  to  create  the  right  distraction  and  creating  the  right  distraction  is  not  just  about  the  revenue,
 it's  also  about  the  cost,  right?  And  I  think  that  you're  going  to  think,  why  didn't  I  start  before?  You  know,  like,  why  didn't  I  do  it  sooner?  We  see  it  with  our  customers.  If  for  them,  it's  transformational  when  they  get  into  this  rhythm  of  like  actually  tracking  costs  properly  and  locating  them  to  their  projects.
 Yeah,  probably  allows  them  to  grow  too,  right?  Not  to  make  a  building  pun,  but  like,  I  mean,  you're  building  a  foundation.  And  if  you  can't  build  a  proper  foundation,  you're  not  going  to  be  able  to  do  that.  to  build  much  of  a  house  on  that,  right?  Growth  usually  comes  from  you  taking  more  projects.
 How  can  you  take  more  projects  if  you  don't  really  know  how  much  you're  spending  in  each  project?  You're  literally  just  guessing.  And  guessing  works  until  it  doesn't.  And  I  think  that  that's  a  classic  case.  Most  of  the  construction  companies  usually  know,
 if  I,  they  would  define  themselves  as  like  growing  construction  companies,  right?  They  are  growing  because  they  are  scaling  up,  they're  taking  more  projects.  You  can  only  do  that  if  you  combine  something  like  QuickBooks  and  notify  and  you'll  really  understand  what's  going  on  at  the  cost  level  for  each  project.
 Yeah,  fully  seeing  into  each  level  of  each  project.  Well,  I  love  that,  Mark.  Thanks  so  much  for  these  tips.  It's  been  great.  So,  accurate  job  costing  obviously  is  clearly  important  to  growing  your  construction  business  and  driving  success  in  this  industry.
 Thanks  so  much  for  tuning  in  to  the  Constructing  Growth  podcast.  As  always,  be  sure  to  subscribe  and  share  it  with  your  friends.  fellow  builders  to  learn  more  about  Noify  or  chat  with  Mark  or  any  other  QuickBooks  solution  provider  that  has  been  on  the  podcast.
 You  can  go  to  quickbookspartnersolutions .com  and  get  in  contact  with  them.  Mark,  really  appreciate  you  kind  of  breaking  that  down  for  us.  Thanks  so  much  for  joining  us,  a  guest.
 No,  thank  you  so  much  for  having  me  today.  The  views,  information  or  opinions  expressed  during  this  podcast  are  solely  those  of  the  individual.  involved  and  do  not  represent  those  of  Intuit  QuickBooks  or  any  of  its  cornerstone  brands  or  employees.
 This  podcast  does  not  constitute  financial,  legal,  or  other  professional  advice  or  services.  No  assurance  is  given  that  the  information  is  comprehensive,  accurate,  or  free  of  errors,  and  the  information  presented  is  for  general  information  purposes  only.
 Intuit  QuickBooks  does  not  have  any  responsibility  for  updating  or  revising  any  information  presented.  Listeners  should  verify  statements  before  relying  on  them.