Discover how Data can Give your Construction Management an Edge

Join Lisa McCarthy of Out of the Box Technology as she discusses the importance of data analytics and project management software in the construction industry.  

Learn more about Out of the Box Technology and other construction and contracting QuickBooks Solution Providers via the QSP Directory. 

Transcript

 Are  you  in  the  construction  or  contracting  business  and  looking  for  ways  to  save  time  and  money?  Welcome  to  the  Constructing  Growth  podcast.  My  name  is  Nate  Flake  and  I'm  here  to  help  you  discover  ways  to  streamline  your  back  office,
 automate  your  workflows,  and  find  the  right  tools  to  help  you  set  up  your  business  for  growth.  Welcome  back  to  season  two  of  the  Constructing  Growth  podcast.
 I'm  your  host,  Nate  Flake,  and  today  we  are  speaking  with  with  Lisa  McCarthy.  We've  already  talked  to  her  once  in  season  one.  She's  from  Out  of  the  Box  technology,  the  Chief  Strategy  Officer.  Lisa,  welcome  back.
 Thanks  so  much  for  joining  us.  For  those  listening  that  haven't  listened  to  your  first  episode,  hey,  go  back  and  listen.  But  can  you  give  your  little  introduction  and  for  your  new  listeners?  Sure.  So  I've  been  in  the  QuickBooks  world,
 the  consulting  world  for  30  years.  Started  with  QuickBooks  when  it  was  DOS  1 .0. .0.  I  think  it  had  been  on  the  market  two  weeks.  Grown  up  with  it.
 It  wasn't  where  I  thought  I  was  going  to  be.  I  was  a  financial  analyst  for  a  few  years,  decided  I  didn't  want  to  do  that,  went  into  teaching,  decided  this  QuickBooks  opportunity  might  be  a  better  place  for  me.
 And  so  went  back  and  got  most  of  a  master's  in  accounting  and  haven't  looked  back  since.  I've  always  told  people  I'm  a  luckiest  person  in  the  world  because  I  get  up  every  day  and  can't  wait  to  go  to  work.
 We're  lucky  to  have  you  on  this,  so  I  appreciate  you  taking  the  time  out  of  your  busy  schedule  to  come  chat  with  us.  Yeah.  So  let's  dive  right  into  it.  So  everybody,  especially  business  owners  right  now,  we're  talking  about  the  economy,
 right?  How  is  it  going  to  impact  their  company?  For  construction  companies  specifically,  we're  wondering  about  inflation,  supply  chain,  finding  finding  talent  for  your  projects.  But  regardless  of  the  landscape,
 there  are  variables  we  can  work  on  within  what  we  can  control  to  make  sure  these  companies  are  successful.  So  I  want  to  start  talking  about  data,  right?  So  let's  talk  about  guidance  for  helping  make  those  construction  companies  more  efficient  with  their  data  and  to  make  better  decision  making.
 What  are  the  core  pieces  of  data  that  you  would  describe  as  mandatory  for  every  business,  you  know,  regardless  of  size  in  the  construction  space?  for  keeping  track  of  data?  What  insights  do  they  need  to  look  for?  - There's  two  financial  statements  that  every  business  needs  to  look  at.
 I  own  a  business  too.  I  look  at  them  every  day.  That's  the  profit  and  loss  in  the  balance  sheet.  The  balance  sheet's  probably  the  least  understood  by  business  owners.  Most  business  owners  really  understand  their  profit  and  loss.
 They  look  at  their  sales.  They  look  at  their  expenses  and  whatever's  left  over.  That's  it.  their  profit.  But  then  they  go  to  their  bank  account  and  the  profit  doesn't  match  what's  in  their  bank  account.  And  they're  like,
 where'd  my  money  go?  It  says  I  made  $300 ,000,  but  I  have  $20  in  the  bank  account.  What's  wrong?  They  call  their  bookkeeper,  right?  And  they're  like,  what's  going  on?  Yeah,  they  want  to  blame  the  bookkeeper.
 So  really,  it's  about  the  balance  sheet.  And  that's  really  the  most  important  financial  statement,  and  it's  the  most  overlooked  financial  statement.  The  profit  loss  is  a  temporary  financial  statement,
 meaning  every  year  you  get  to  wipe  the  slate  clean  and  start  over  again.  So  you  have  a  bad  year,  you  start  over  at  zero  the  next  year.  You  have  a  great  year,  you  still  start  over  at  zero  the  next  year.
 The  balance  sheet  is  a  permanent  financial  statement.  It's  going  to  follow  that  business  until  the  day  you  sell,  the  day  you  close  your  doors,  and  it's  really  what  I'll  tell  you.  tells  the  story.
 So  it  outlines  what  are  your  assets?  How  much  cash  do  you  have?  What's  in  receivables?  What  do  you  have  in  a  construction  company  and  work  and  process  on  your  jobs?  What  do  you  have  in  other  people's  money,
 bank  loans  or  customer  draws  or  job  deposits?  All  of  those  factor  into  your  cash  flow  and  your  ability  to  to  survive,
 and  your  fixed  assets,  your  construction  equipment,  your  vehicles,  and  the  difference  between  your  assets  and  your  liabilities  is  your  equity.  Included  in  your  equity  is  your  year  over  year  profit  and  loss.
 So  it  really  captures  kind  of  both  financial  statements  in  one,  and  because  it's  permanent,  it  keeps  flowing  year  after  year  after  year.  So.  So  every  business,  I  don't  care  what  business  you're  in,
 you  need  to  be  making  sure  that  that  balance  sheet  is  perfect.  Like  every  number  on  there,  you  can  hang  your  hat  and  go,  "Yep,  that's  actually  what  I  have  in  cash."  "Yep,  that's  actually  what  I  have  in  receivables."  "Yep,
 that's  actually  what  I  owe  the  bank."  Because  if  those  numbers  aren't  right,  at  some  point  you  have  to  have  come  to  Jesus  moment  where  you  say,
 "I've  got  to  fix  this.  My  inventory  is  way  off  and  I've  either  got  to  amend  some  tax  returns  or  I  got  to  take  the  hit  in  the  current  year  taxes  for  that  adjustment."  So,
 you  can't  escape  it.  You  can't  ignore  it.  So,  when  I  work  with  a  client,  that's  a  very  first  financial  statement  that  I  tackle  and  say,  "Let's  get  this  right.  Let's  make  sure  these  numbers  are  right.
 Make  every  single  one  of  them  right."  here."  >>  We  could  probably  do  a  whole  episode  on  those  stories,  right,  of  people  trying  to  avoid  the  reality  of  it.  >>  Right.  If  you  don't,  you  can't  have  any  confidence  in  the  profit  and  loss.
 Those  are  the  few  things  I  focus  on  first.  >>  Okay.  Let  me  double -click  down  on  that.  What  data  is  particularly  important  for  construction  and  contracting  businesses  within  that  balance  sheet?
 >>  Yes.  - Yeah,  so  to  take  it  a  step  further,  construction  accounting  is  one  of  the  most  difficult  accounting  because  you  not  only  have  to  maintain  an  accurate  profit  loss  and  balance  sheet,
 but  now  you've  got  to  dig  down  into  each  individual  project.  And  how  did  I  do?  Because,  you  know,  what  construction  project  doesn't  involve  an  estimate?  We  all  like  start  with,
 well,  what  the  customer  wants  to  know  how  much  is  it  going  to  be?  and  the  contractor  starts  with,  well,  what  is  it  going  to  cost  me  to  do  it?  Because  then  that  tells  me  what  I'm  going  to  need  to  charge  you  to  make  a  profit.
 So  they  have  to  not  only  just  keep  track  of  how  much  cash  and  receivables  they  have  and  whatnot,  but  they  also  have  to  drill  down  to  an  individual  project  and  see  how  are  they  doing  versus  what  they--  thought  and  analyze  that.
 So  the  next  time  they  bid  a  project,  they're  doing  it  correctly,  especially  if  you've  got  a  contractor  that's  doing  fixed  price  jobs  where  they  tell  the  homeowner  it's  going  to  be  $100 ,000,
 and  if  their  costs  come  in  at  $120 ,000,  they're  in  big  trouble.  The  inflation  probably  affects  it.  it  and  all  that.  The  ones  that  are  doing  it  right  and  are  being  efficient,
 what  data  are  they  tracking  within  projects?  - They're  tracking  their  estimated  costs.  They're  tracking  their  estimated  markup  and  the  total.  So  if  you  just  put  in  an  estimate  for  this  is  what  I  think  I'm  gonna  charge  the  customer,
 that's  not  enough  information.  You  have  to  know  what  do  I  think  it's  gonna  cost  me  to  produce  that.  revenue?  And  you  need  to  be  even  more  specific.  You  need  to  say,  this  is  how  much  I  think  it's  going  to  cost  me  to  do  the  electrical  side.
 This  is  how  much  it's  going  to  cost  me  to  do  the  plumbing.  Usually  they're  getting  bids  from  subcontractors  to  do  some  of  the  work.  The  work  they  do  internally  is  often  overlooked  and  not  costed  into  that  whole  estimate.
 They  know  how  much  they  have  to  pay  their  bills.  subcontractors,  but  if  they  have  superintendents  or  they  have  people  that  are  on  the  job  site  doing  the  demo  that  are  their  own  employees,
 they  have  to  factor  all  those  costs  in  too.  So  plus  a  burden  rate.  So  construction  accounting  is  complicated.  Sounds  like  it.  You  mentioned  like  some  things  that  people  don't  always  think  of.
 Any  other  surprise  data  points  that  clients  need  to  to  relate  think  about  to  give  them  the  advantage  on  the  market?  Well,  the  surprises  come  when  you  analyze  down  to  the  individual  phase  of  construction.
 So  that's  where  you  begin  to  figure  out,  maybe  I  shouldn't  try  to  do  the  drywall  internally.  Maybe  I  should  just  hire  a  company  that  specializes  in  that  because  they  can  get  in  and  out  in  two  days  versus  if  I  put  my  team  on  it,
 there  will  be  a  lot  of  questions.  There  will  be  a  lot  of  questions.  There  will  be  a  lot  of  questions.  There  will  be  a  lot  of  questions.  There  will  be  a  lot  of  questions.  There  will  be  a  lot  of  questions.  There  will  be  a  lot  of  questions.  going  to  get  sidetracked.  They're  not  going  to  do  it  efficiently.  So  they'll  have  aha  moments  about  maybe  what  they  should  outsource  versus  do  internally.
 Sometimes  they  learn  that  it's  better  to  outsource.  Sometimes  they  learn  that  it's  better  to  do  it  internally.  So  that  is  often  a  big  aha  moment.  To  your  point,
 they  would  never  know  those  aha  moments  without  keeping  good  data  records.  - They  would  never  know.  - 'Cause  you  probably  have  a  lot  of  clients  that  you're  analyzing  jobs  a  few  months  after  and  you're  like,  "Hey,
 look  at  this.  "You  actually  lost  money  on  this  part  of  this."  And  they  probably  don't  know  because  they  didn't  keep  track.  - That's  a  good  point  that  you  just  said.  Analyzing  it  after  is  way  too  late.  - Yeah,  postmortems  too  late.
 - You  have  to  be  in  the  moment  looking  at  it  every  day.  How  am  I  doing  on  this  part  of  this?  How  am  I  doing  on  this  job?  Because  the  minute  it  starts  to  go  sideways,  you  need  to  have  the  ability  to  take  corrective  action.
 If  you  wait  till  it's  over,  there's  no  corrective  action  to  make  other  than  hopefully  do  it  different  the  next  time.  Well,  that's  a  perfect  segue  to  our  next  question  then  is,  what's  the  first  step  you'd  recommend  for  a  company  trying  to  better  understand  their  data  or  to  be  better  at  tracking  data?
 Yeah,  so  the  first  step  step  is  to  bake  the  cake,  okay?  Don't  try  to  put  the  icing  on.  So  the  first  step  is  make  sure  your  profit  and  loss  and  balance  sheet  are  accurate,
 okay?  That's  step  one.  Part  of  that  process  is  recognizing  revenue  at  the  right  moment.  That's  another  really  difficult  thing  for  construction  clients  because  construction,
 companies  are  always  getting  money  up  front,  hopefully,  unless  they're  doing  spec  homes.  So  if  they're  doing  a  remodel  or  some  sort  of  thing  that  they  have  to  buy  materials  ahead  of  time,
 they're  usually  requesting  money  up  front  from  a  customer.  And  if  they  don't  track  it  properly  in  the  financials,  it  ends  up  showing  up  as  income  when  they're  doing  a  remodel.
 they  request  the  funds.  And  then  you  have  a  bunch  of  income  and  you  have  no  expenses  because  you  haven't  ordered  the  materials  yet.  And  so  that  swing,  that  crazy  profit  loss  is  flying  all  over  the  place  because  it's  just  based  on  when  you're  getting  money  from  the  customer  upfront  and  then  when  you  finally  pay  for  the  vendor  bills,
 there's  no  matching.  And  accounting  principles,  are  you  want  to  match?  the  timing  of  revenue  to  the  timing  of  expense.  And  so  that's  something  we  have  to  get  under  control.
 Not  only  get  a  correct  profit  loss  and  balance  sheet,  but  make  sure  that  the  timing  of  revenue  recognition  is  matching  the  timing  of  the  expenses  so  that  you  can  look  at  any  day,
 not  just  way  to  the  end  of  the  year  until  your  accountant  corrects  it.  any  day  of  the  week,  you  can  pull  up  a  financial  and  go,  okay,  you're  to  date,  I'm  looking  okay.  So  it'll  be  very  distorted  if  you  don't  follow  generally  accepted  accounting  principles  in  the  way  you  track  things.
 So  getting  somebody,  we're  not  even  talking  about  jobs  yet,  we're  just  talking  about  overall  revenue  recognition,  and  matching.  matching  expense  recognition,
 and  being  able  to  follow  that  accurately.  So  getting  that  under  control  first,  that's  the  cake.  Okay,  then  you  get  into  the  job  costing.
 That's  phase  two.  Everybody  wants  to  run  right  to  job  costing,  and  it's  like,  dude,  you  don't  even  have,  you  don't  even  know  how  much  money  you  have  in  the  bank.  You  got  to  walk  before  you  can  run.  It's  hierarchy  of  needs,
 right?  Great.  So.  Yeah,  for  sure.  Follow -up  question  of  that  then,  talking  about  building  a  foundation  here  and  making  sure  you're  baking  the  cake.  A  lot  of  companies  are  using  different  apps  and  tools.
 Does  that  help  with  your  data?  Does  that  hinder  your  data?  Any  good  tips  for  getting  the  most  out  of  tools  and  apps?  Contractors  love  apps.  They  love  apps  that  they  can  use  on  their  phone,
 and  I've  seen  business  owners  jump  from  app  to  app  to  app.  They  constantly  are  looking  for  the  next  best  thing,  and  they  don't  give  the  first  app  enough  time  and  get  it  under  control,
 and  then  they  see  something  else  and  they  jump  to  something  else.  So,  apps  can  sometimes  tinder  things  because  they're  changing  apps  so  quickly  that  the  bookkeeper  is  pulling  their  hair  out  trying  to  get  some  processes  under  control.
 So  you  want  to  plan  out  your  tech  stack  very  carefully.  You  know,  you  know  QuickBooks  is  going  to  be  part  of  that  tech  stack  because  that's  the  core  accounting  and  every  app  integrates  with  QuickBooks.
 So,  you  know,  people  use  an  app  for  dispatching.  They'll  use  an  app  for  CRM.  They'll  use  an  app  for  AIA  billing.  They'll  use  an  app  for  customer  communication  with  drawings.
 So...  So  you  really  got  to  put  some  thought  into  it  and  not  just  grab  the  next  best  thing.  You've  got  to  really  lay  out  your  tech  stack,
 implement  one  piece  at  a  time,  be  very  thoughtful  and  deliberate  about  how  you  implement  it  so  that  it  goes  well.  And  it's  not  just  this  chaos  for  the  government.
 Great  advice.  Any  quick  stories  you  have?  of  clients,  success  stories  of  someone  that  went  from  not  being  organized  and  then  implementing  an  app  or  anything  like  that,  and  it  doesn't  have  to  be,  you  know,
 a  crazy  transformation,  but  anything  that  helped,  you  know,  even  incrementally.  Yeah,  we  worked  with  a  whole  franchise  group  that  specializes  in  kitchen  and  bathroom  models,  and  they  came  to  us  and  said,
 you  know,  we  don't  know  how  to  train  our  franchisees  to  do  accounting.  And  this  is  too  hard  for  them.  So,  you  know,  they  had  their  tech  stack  that  they  had  picked  out  and  obviously  QuickBooks  was  one  of  them.
 And  so  we  helped  kind  of  dumb  it  down  and  simplify  so  that  the  average  business  owner  could  actually  do  it  and  be  successful.  And  we,
 you  know,  put  together  processes  that  would  keep  them  accurate,  with  accurate.  accurate  financials  and  put  the  job  costing  together  So  they've  been  our  client  for  20  years  and  we  work  with  every  new  franchisee  that  comes  on  board  and  we  train  them  and  run  alongside  them  for  their  first  year  to  make  sure  that  they're  Doing  things  right  and  that's  the  goal  You  know  the  franchise  just  wants  to  make  sure  they're  in  a  good
 place  and  they're  healthy  business  owners  So  well,  I  appreciate  the  story  also  Also  appreciate  your  time,  Lisa.  Thanks  so  much  for  giving  us  a  better  understanding  of  how  valuable  data  is  in  this  space  specifically,
 right,  in  the  construction  space.  Thank  you  for  tuning  in  to  the  Constructing  Growth  podcast  with  QuickBooks  solution  providers.  If  you  found  this  episode  helpful,  as  always,  be  sure  to  subscribe  and  share  it  with  your  construction  colleagues.
 To  learn  more  about  how  QuickBooks  solution  providers  can  help  you  get  the  results  you  need,  visit  QuickBooksPartnersolutions .com.  Stay  tuned  for  more  valuable  insights  and  keep  building  your  success.
 Thanks  for  coming  on,  Lisa.  Thanks,  Nate.  The  views,  information,  or  opinions  expressed  during  this  podcast  are  solely  those  of  the  individuals  involved  and  do  not  represent  those  of  Intuit  QuickBooks  or  any  of  its  cornerstone  brands  or  employees.
 This  podcast  does  not  constitute  financial,  legal,  or  other  professional  advice  or  services.  No  assurance  is  given  that  the  information  is  comprehensive.  accurate,  or  free  of  errors  and  the  information  presented  is  for  general  information  purposes  only.
 Intuit  QuickBooks  does  not  have  any  responsibility  for  updating  or  revising  any  information  presented.  Listeners  should  verify  statements  before  relying  on  them.