Tweaks to Triumph: Small Improvements, Big Impacts in Construction

Join Tammy Alexander from QuickBooks to learn which small changes she’s seen make a big impact in construction businesses. 

If you’d like to find a QuickBooks Solution Provider to help you with your business, check out our directory. 

Transcript

 Are  you  in  the  construction  or  contracting  business  and  looking  for  ways  to  save  time  and  money?  Welcome  to  the  Constructing  Growth  podcast.  My  name  is  Nate  Flake  and  I'm  here  to  help  you  discover  ways  to  streamline  your  back  office,
 automate  your  workflows,  and  find  the  right  tools  to  help  you  set  up  your  business  for  growth.  Welcome  back  to  the  Constructing  Growth  podcast  with  QuickBooks  solution  providers,
 the  podcast  that's  all  about  helping  construction  companies  to  help  you  find  the  right  tools  to  help  you  set  up  your  business.  Today,  we  have  an  awesome  guest.  Her  name  is  Tammy  Alexander.  She's  a  Senior  Partner  Development  Manager  here  at  Intuit.  Welcome,  Tammy.
 You  want  to  introduce  yourself  a  little  bit?  Yeah,  Nate.  Thanks  for  having  me.  I'm  so  excited  to  be  here.  This  is  great.  So  much  fun.  My  name  is  Tammy  Alexander.  As  Nate  said,  I  am  a  Senior  Partner  Development  Manager  at  Intuit  currently.
 I  have  a  very  diverse  background,  both  in  accounting  and  construction  technology.  I  started  my  career  as  an  accountant  with  a  very  large  construction  management  firm  and  spent  eight  years  moving  all  over  the  world  and  enjoyed  every  single  minute  of  it.
 My  husband  was  a  project  manager  and  it  was  awesome.  We  got  to  move  around  together  and  then  we  had  kids.  It  was  like,  okay,  wait,  what  do  we  do?  I  then  took  a  little  hiatus  from  construction,  went  to  education,
 decided  that  wasn't  for  me,  came  back  to  construction.  Went  to  work  for  an  integration  platform.  as  a  service.  Rivet  was  a  great  place  to  be,  a  wonderful  startup,  spent  almost  five  years  with  them,
 essentially  building  really  giant  integrations  between  large  ERP  solutions  and  modern  day  construction  technology.  There's  a  lot  of  it  out  there,  a  lot  of  really  nice  integrations  to  be  built  from  there,
 and  moved  on  to  Intuit,  where  I  help  our  software  vendor  partners  do  a  bunch  of  stuff,  whether  it  be,  be  find  their  place  that  into  it,  find  where  they're  best  suited  to  be,  build  their  integrations,
 start  building  their  integrations,  advance  their  integrations,  and  then  help  our  mutual  customers.  Awesome.  Well,  thanks  for  that,  Tammy.  I  know  that  we've  worked  together  now  for  a  couple  years  and  your  background  so  unique  because  you  have  both  the  accounting  perspective  and  kind  of  the  ISV  perspective  on  the  tech  side.
 So  anyways,  our  listeners  are  in  for  a  treat  with  this  one.  So  So  today  we're  gonna  be  talking  about  technology  tweaks  for  transformation  and  what  that  means  in  this  space.  So  what  do  you  think  are  some  simple  steps  that  construction  companies  can  take  to  upgrade  their  tech  stack?
 Assuming  they  have  something.  Like  let's  assume  they  have  some,  start  with  something.  - From  somewhere,  right?  There's  so  many  construction  technology  applications  out  there  that  can  really  advance  one's  business.
 Their  finances.  finances,  their  project  management  solutions,  their  way  they  do  expense  reports,  the  way  they  time  track.  Construction  is  a  giant  industry.  I  think  today  the  second  largest  industry  in  the  world,
 billions  and  billions  of  dollars  of  spend,  but  yet  they  have  been  the  slowest  to  adopt  technology.  Over  the  course  of  many,  many  years,  we've  all  been  kind  of  fighting  for  the  industry  to  make  advancements,
 to  kind  of  push  forward  and  take  advantage  of  this  technology.  not  only  from  a  safety  standpoint,  from  a  usability  standpoint,  but  from  a  basic  business  standpoint,  right?  A  run  your  business  and  do  it  better.
 So  that  question  is  really  hard,  Nate,  right?  Because  the  largest  of  large  have  kind  of  made  this  advancement.  They're  starting  to  take  on  this,  the  technology  advances  even  in  the  field,
 right?  With  the  robots  and  the  really  cool  things  that  technology  has  allowed.  construction  companies  to  do.  I  would  say  that  construction  companies  today  can  really  look  at  their  overall  business.
 They  all  know  where  they're  losing  money,  where  they're  making  money.  Where  are  they  losing  money  and  where  are  they  losing  the  most  money?  A  lot  of  times  we  see  time  tracking  as  the  smallest  tweak  a  company  can  make.
 Where  are  those  where  are  they  signing  in?  When  are  they  getting  to  the  job?  How  can  we  track  them?  How  can  we  make  them  safer?  So  I  think  taking  a  step  back  and  looking  at  your  holistic  business  and  seeing,
 okay,  what's  the  first  step  I  can  take  and  what  is  going  to  make  the  biggest  impact  to  my  bottom  line?  Because  we're  all  losing  money,  you  know,  eking  out  money  somewhere  when  it  comes  to  this  industry.  A  follow -up  question  of  that.
 When  you  were  an  accountant  for  a  construction  company,  what  was  like  your  biggest  pain?  pain  point?  What  were  you  like  begging  them  to  change?  Like,  oh,  I  wish  to  hear,  here's  my  pain  point.  Like  magic  wand.  What  would  you  have  loved  to  change  with  some  type  of  tech?
 It's,  it's  a  hilarious  answer.  My  superintendents  and  because  I  worked  on  really  large  construction  projects,  my,  my  superintendents  would  bring  me  their  expense  reports  in  a  shoebox  and  set  them  on  my  desk  and  sometimes  not  just  a  month,
 sometimes  two  or  three  months.  months  at  a  time  and  literally  their  receipts  would  be  in  the  shoe  box  and  they'd  set  it  on  my  desk  and  be  like  your  turn.  And  I  think  looking  back,
 if  I  could  have  solved  anything  for  my  position  and  for  theirs,  honestly,  keeping  track  of  that,  some  of  them  were  putting  at  that  point  on  their  personal  cards  and  not  being  reimbursed,
 you  know,  for  two  or  three  months  at  a  time,  I  think  I  would  have  solved  expense  reports.  Like  that  would  have  been  my  biggest  solve,  especially  on  these  really  big,  big  projects  with  big  dollars  being  spent.
 Another  concern  with  that  for  me  was  getting  that  on  the  job  costing  report,  right?  Getting  that  expense  that  the  superintendent  had  outlaid  back  onto  that  job  costing  report  in  order  to  understand  where  we  were,
 red,  black.  You  know,  you  never  knew  from  day  to  day.  Well,  that's  up.  like  sometimes  it  came  months  later,  right?  So  you're  like,  okay,  well,  thank  this  is  closed.  This  project's  been  closed.
 Now  I  have  to  go  reopen  it.  This  one's  closed.  And  how  do  I  correct  this?  How  do  I  get  the  superintendent  reimbursed?  I've  left  the  job  site  three  months  ago,  right?  We  closed  this  project  out  with  corporate  or  whatever  that  answer  was.
 And  it  was  a  huge  issue.  Yeah.  Sounds  wild.  All  right,  let's  change  subjects  and  dive  into  PM  software.  Any  PM  softwares  you've  seen  that  you'd  recommend  specifically  for  construction?
 - Yeah,  absolutely.  And  I  think  construction  is  a  giant  industry.  So  I'll  take  a  step  back  from  that.  There  are  a  lot  of  software  solutions  that  are  suited  for  GCs.  They're  suited  for  construction  management  firms.
 They're  very  well  suited  for  the  service  industry.  So  I  wanna  be  shorted  to  say  in  this  podcast,  look,  when  you're  looking  for  a  solution,  solution  that  your  field  team  members  are  going  to  utilize,
 right,  because  we're  solving  now  for  the  field  team  members,  look  for  your  specific  industry  and  exactly  what  you're  doing  and  make  sure  that  you're  picking  a  solution  that  kind  of  narrows  into  that,
 narrow  your  focus.  Don't  go  really  broad.  Don't  solve  for  the  construction  management  or  the  GC  world  if  you  are  an  HVAC  company,  because  you're  not  going  to  be  able  to  do  that.
 need  to  narrow  your  focus  and  be  able  to  provide  a  solution  to  your  field  team  members  that  serves  for  work  orders  and  really,  really  specific  nitty  gritty  details.  I  will  say  that  I  do  have  my  favorites.
 I  have  my  favorites  that  I've  worked  with  for  years.  Noify  is  a  QSP  partner  at  Intuit,  and  their  solution  continues  to  grow  in  the  trades  that  it  will  serve.
 They  have  a  lot  to  offer.  They  have  a  lot  to  offer.  They  have  a  lot  to  offer.  They  have  a  lot  to  offer.  They  have  a  lot  to  offer.  They  have  a  lot  to  offer.  a  GC  portal  They've  got  a  trade  portal  So  I  would  say  no  if  I  is  one  of  my  favorite  solutions  that  continues  to  serve  construction  companies  problems  I'll  also  throw  out  the  gold  standard  pro -core  is  one  of  my  absolute  favorite  solutions  for  GCs  and
 construction  management  companies  Also  for  those  owners  in  the  world  right  the  developers  the  owners  it  solves  a  very  hierarchy  hierarchy  solution.  It's  a  big  umbrella  of  a  solution  that  really  captures  a  lot  of  the  nitty -gritty  of  the  industry  inside  of  it.
 If  you're  looking  for  home  building,  right,  you  need  to  go  take  a  look  at  Builder  Trend.  It's  the  best  residential  construction  software  out  there.  It  really  is.  So  just  making  everyone  aware  that  there  are  really  highly  focused  solutions  for  your  particular  industry.
 And  be  sure  that  you're  doing  your  research  there.  Get  some  help.  Ask  somebody  for  recommendations  when  it  comes  to  that  tech  stack  so  that  you  can  take  a  broad  look  and  then  narrow  it  down.  That  would  be  my  advice.
 - Yeah,  it  sounds  like,  you  know,  they  each  have  their  strengths  as  far  as,  as  far  as,  you  know,  exact  construction  industry  type.  - Yeah,  absolutely.  - That's  great  advice.  Let's  move  on  to  mobile  communication  tools.
 Any  that  you've  seen.  heard  of  in  this  space  that  you'd  recommend?  Yeah,  I  really  think  it  depends  on  what  you're  trying  to  do.  In  the  industry,  there's  so  many  things  that  when  I  say  communication,
 who  am  I  trying  to  communicate  with?  Am  I  trying  to  get  information  back  to  the  architects?  Am  I  trying  to  get  information  to  my  boss?  Am  I  trying  to  get  information  to  maybe  the  GC  on  site?
 Who  am  I  trying  to  communicate  with?  And  I  think  the  solutions  I  mentioned  earlier  all  have  internal  chat  systems.  They  all  have  shareability.  You  look  at  Procore  and  the  ability  to  share  RFIs  and  submittals  and  drawings  and  keep  all  of  that  kind  of  in  one  space.
 If  we  think  about  it  that  way  where  all  the  data  is  literally  in  one  space  and  we're  looking  at,  you  know,  can  I  ask  the  right  question?  Can  I  send  the  right  question  to  the  architect?  So  I  think  it  really  depends  on  what  the  company  in  general  is  looking  at.
 to  achieve  when  they  say  the  word  communication  because  that's  super  broad.  And  it  really  depends  again  on  who  they're  trying  to  communicate  with  because  that  team  is  massive  when  it  comes  to,
 you  know,  you're  constructing  a  building  and  maybe  you  got  the  GC  on  site,  but  you've  got  the  architect  and  the  owner  and,  you  know,  all  these  layers.  That's  a  great  point.  Moving  on  from  tools,  one  of  the  things  that  seems  to  keep  coming  up  in  these  episodes  is,
 and  you  mentioned  it,  right?  Like,  construction  space  seems  to  be  one  of  the  slowest  industries  to  change  as  far  as  getting  modernized  with  tech  solutions  and  things  like  that.  I  think  part  of  that  is  because  they're  very  cost -conscious.
 Absolutely.  So,  can  you  think  of  some  things  that  companies,  you  know,  construction  companies  can  start  doing  without  significant  investment?  Like,  what  are  some  baby  steps?  That's  a  great  question.  I  think  that  there  are  so  many  things  that  come  can  do,
 even  from  a  very  small  standpoint,  even  making  a  small  investment.  But  I  think  what  you  really  have  to  look  into,  and  I  mentioned  this  in  the  beginning,  is  where  are  you  leaking  dollars?
 And  we  all  are.  We  know  that  our  job  costing  reports  are  showing  a  certain  dollar  amount,  but  we  all  know  that  money  was  spent  somewhere  else  that  we  could  have  saved  or  that  we  could  have  garnered  back  into  the  job.
 So,  I  think  that  in  order  to  start  small,  you  have  to  know,  like  I  said,  that  shoebox  thing,  if  we  could  have  solved  that  expense  report  issue,  how  much  dollars  were  being  spent  on  my  time,
 entering  and  data  entering,  just  managing  that  data  entry  all  day  long,  right,  for  three  super  intendants,  times  two  or  three  months,  right,  at  a  time.  So  how  many  hours  were  spent  on  that  labor  and  that  intense  labor  effort.
 So  when  it  comes  to  labor,  to  labor,  that's  a  big  one  today.  The  labor  is  hard  to  find  and  it's  hard  to  keep.  So  when  you  train  somebody,  you  wanna  keep  them.  The  smallest  step  that  a  construction  company  can  take  is  to  find  a  solution  that  is  fully  integrated,
 whether  it  be  for  expense  management,  whether  it  be  for  project  management,  whether  it  be  for  time  tracking,  the  smallest  step  that  you  can  take  is  to  find  a  solution  that  is  fully  integrated.
 doesn't  break  the  bank,  of  course,  but  that  allows  your  field  team  and  accounting  team  members  to  have  one  place  to  find  integrated  data.  Data  is  power.  Data  is  the  king  of  all  things  when  it  comes  to  construction.
 I  think  that's  something  that  we  lose  sight  of,  but  data  is  your  power.  When  you  have  that  data  fully  integrated,  whether  it  be  a  superintendent  or  construction  field  team  out  in  the  field,
 tracking.  time  and  that  time  getting  reported  back  to  the  job  cost  every  single  day.  We  know  what  we're  spending  on  our  labor,  right?  We  know  what  what  money's  going  in  and  out  when  it  comes  to  labor.
 We  know  that  it's  taking  longer.  We  know  from  a  scheduled  perspective  that  the  time  has  slipped  and  we  need  to  put  more  people  out  there  or  maybe  we  need  to  pull  people  off  and  put  them  somewhere  else  that  we're  losing  money.  The  integrated  solutions  that  are  available  today  are  wide  and  they're  varied.
 But  find  one  that  integrates  with  your  accounting  solution.  Find  one  that's  easy  to  use  and  your  your  field  team  likes  because  if  they  don't  like  it,
 they  won't  use  it.  You  know,  I've  worked  in  tech  for  quite  a  while  and  it's  it's  amazing  to  me  how  many  people  will  kind  of  just  buy  a  solution,  not  think  about  the  integration  piece,  and  then  they'll  have  to  rip  it  out  and  absolutely  they  will.
 There's  no  refunds  on  those  solutions.  That's  months  and  months  of  money  lost.  There's  not.  Or  the  time  you  tried  to  put  into  implementing  that  solution  that  now  doesn't  work.  Yes.  I  think  that's  great  advice  is  setting  it  up  for  growth,
 essentially.  One  last  question  for  you.  It's  kind  of  a  fun  one.  You've  been  in  the  space  for  a  long  time.  What  do  you  think  is  going  to  be  the  big  trend  over  the  next  five  years  in  the  construction  space?
 I  don't  know.  this  is  so  fun,  because  there's  massive  investment  going  into  the  construction  industry,  not  only  in  software,  but  in  hardware  out  in  the  field.  And  most  of  my  time  was  spent  on  job  sites,
 right?  In  construction  trailers,  working  directly  with  those  workers,  safety  was  a  huge  issue.  And  I  think  it  continues  to  garner  more  momentum  and  to  create  safer  environments  for  our  construction  workers  out  in  the  field.
 I  think...  that  very  large  machinery  is  going  to  be  automated  and  construction  will  always  be  a  people  first  industry,  always,  but  as  that  gains  momentum,  there  will  be  technology,
 giant  technology  that  will  help  keep  construction  workers  safe  on  the  job.  And  I  think  that's  the  biggest  step  we're  gonna  make.  - I  like  it.  Well,  Tammy,  thanks  so  much  for  giving  us  your  insights  on  how  technology  tweaks  can  transform  a  business.
 I  really...  really  think  this  is  something  every  contractor  listening  can  use  to  start  changing  their  business  right  away  with  some  of  the  nuggets  that  you  left  in  this  episode.  So  as  always  to  our  listeners,
 thank  you  so  much  for  tuning  in  to  the  Constructing  Growth  Podcast  with  QuickBooks  Solution  Providers.  If  you  found  this  episode  helpful,  be  sure  to  like  and  subscribe  and  share  it  with  your  construction  colleagues  to  learn  more  about  the  QuickBooks  Solution  Providers  and  how  they  can  help  you  transform  your  business.
 please  visit  QuickBooksPartnersolutions .com.  Tammy,  thanks  so  much  again  for  being  on.  I  really  appreciate  it.  It  was  a  great  time.  Happy  to  be  here.  Thanks,  Nate.  Thanks.  The  views,  information,
 or  opinions  expressed  during  this  podcast  are  solely  those  of  the  individuals  involved  and  do  not  represent  those  of  Intuit  QuickBooks  or  any  of  its  cornerstone  brands  or  employees.  This  podcast  does  not  constitute  financial,
 legal,  or  other  professional  advice  or  services.  services.  No  assurance  is  given  that  the  information  is  comprehensive,  accurate,  or  free  of  errors,  and  the  information  presented  is  for  general  information  purposes  only.
 Intuit  QuickBooks  does  not  have  any  responsibility  for  updating  or  revising  any  information  presented.  Listeners  should  verify  statements  before  relying  on  them.