Organización de eventos deportivos inolvidables, que marcan la diferencia

En este episodio entrevistamos a Bernat Gascon . Se especializa en la organización de eventos deportivos y de ocio, centrándose en crear experiencias inolvidables tanto para jugadores como para el público asistente. Es profesor del màster en Dirección de Empresas del Deporte de la Universitat de Barcelona. 

Su objetivo es transformar eventos deportivos en vivencias comparables a ir al cine o al teatro, haciendo que incluso personas no aficionadas a un deporte disfruten y quieran volver. Su labor incluye coordinar desde el entretenimiento en pantalla hasta la música, la comida y las actividades promocionales, siempre adaptándose a las dinámicas del público y del evento.

Bernat describe su trabajo como una combinación de creatividad, capacidad de adaptación y liderazgo de equipo, comparándolo con dirigir una orquesta donde cada miembro cumple un papel crucial. Además, resalta que los eventos deportivos son una manifestación de ocio y, en muchos casos, tienen un trasfondo político y social significativo.

En su trayectoria, menciona éxitos como la organización de fan zones en grandes competiciones como la final de la Champions femenina, donde gestionó nueve horas de entretenimiento continuo. También comparte momentos desafiantes, como problemas técnicos en un evento online que lo obligaron a buscar soluciones inmediatas, grabar y retransmitir el contenido posteriormente.

Para quienes desean dedicarse a esta profesión, Gascon destaca la importancia de la curiosidad, la formación en áreas como marketing o sociología, y la experiencia práctica, por ejemplo, participando como voluntarios en eventos. Asimismo, subraya la relevancia de planificar, prever y adaptarse a imprevistos.

Finalmente, habla del componente político en los eventos, explicando que tanto interna como externamente, la organización implica manejar relaciones, expectativas y decisiones que pueden influir en la percepción pública y en la interacción con instituciones y patrocinadores.

Os invitamos a escuchar este nuevo episodio, seguro que os gustará y aprenderemos nuevas cosas.

Podcast del Master en dirección y gestión deportiva de la Universidad de Barcelona. Nos podéis encontar en nuestras páginas web:
· https://mastergestiondeporte.net (dirigido a profesionales, a tiempo parcial)
· https://www.ub.edu/portal/web/economia-empresa-es/masteres-universitarios/-/ensenyament/detallEnsenyament/5714720 (full-time program)

Transcript

  Bienvenido Bernard gascon a este nuevo episodio y muchas gracias por estar con nosotros. Gracias por la invitación y que nos vengas a explicar lo que haces, que si me permites, yo lo resumiría. Como que todo el mundo se lo pase bien en un evento, tanto jugadores como públicos como espectadores, eh, que es para todos, sea una experiencia inolvidable en el currículum.

Tú le llamas event presentation.  O game director o project leader siempre en inglés parece más que da como mucho más empaque. Pero en el fondo, eres la persona que hace que las cosas pasen y sean buenas en un evento. ¿Es así?… Exactamente ¿qué es lo que haces?

Me dedico a hacer que la experiencia en un espectáculo deportivo básicamente al día de hoy. Sea una experiencia de ocio como es ir al cine, ir al teatro, oír a ver un espectáculo deportivo. Esto por un lado, básicamente es el core de de de de mi trabajo en el sector deportivo es hacer que las cosas pasen, pero que pasen bien y que la gente se lo pase bien en un evento deportivo hoy en día la gente va comprar bueno, hoy en día toda la vida se han comprado las entradas para ir a ver.

A a los jugadoras o los jugadores que sean al Mesi, al cur de turno, al Romario, el ronal, guiño, etcétera. Cristiano Ronaldo, hay alguien que nos escucha que sea del Madrid al jalan si es alguien del City, etcétera.  Pero aparte de comprar las entradas para ir a ver el el espectáculo deportivo no solo de fútbol, sino también de de baloncesto de otros deportes, es  hacer que la gente que no es adicta de ese deporte, compre una entrada porque se lo ha pasado bien.

En otros aspectos, es decir, desde la comida que están tomando hasta las cosas que le está, están pasando la música que suena las cosas que pas en el video marcador, los juegos o regalos que se pueden llevar toda la experiencia de partido que tienen muchas variantes que a lo quizá a lo largo de la conversación pueden ir saliendo.

Pero una de ellas es hacer esto, no que la gente se lo pase bien y es un poco el mi trabajo en el sector deportivo. Por otro lado, el project líder que que te pueda salir otras cosas en el currículum médico a hacer eventos. Eh, hay eventos corporativos, otros tipos de eventos. Incluso he hecho bodas de lujo.

Por lo tanto, también es es un poco, pues coger un proyecto molde, hacerlo entretenido y que al final, pues eh, quien tenga que vender su moto venda a su moto, pero que los asistentes o las asistentes se lo pasen bien, escuchando lo que tienen que escucharme al evento. 

Si lo entiendo bien, haces que el deporte sea algo vivido por todos, algo como muy vivencial.

Haces que disfruten que vuelvan a los eventos. Exacto. Sin embargo, los eventos que organizan son muy diversos que van desde el tenis. Barcelona con el 125 aniversario. Que se organizó hace hace un tiempo, hace unos meses con el go del tour que has estado y estarás volverás a estar si te todo bien, esperemos que si trabajas de bien con la CB, con el basket, con el Barça con el fútbol femenino también del Barça  que tienen en común y que tienen de diferente todos estos eventos 

Hoy en día, quien va a un espectáculo deportivo sea puntual como cada fin de semana, la jornada que se juega del deporte, que sea el fútbol, fútbol femenino, baloncesto handbol, hockey, lo que sea, eh, eh,  tiene que ser una experiencia como ir al cine o como ir al teatro. Por lo tanto, todos ellos tienen el mismo como un denominador es igual ir a un concierto.

La organización de un evento es la misma que ir a un concierto que ver un espectáculo de fútbol o de baloncesto. Lo que pasa es que rellenamos en función del target como cualquier otro producto se orienta hacia una forma o otra. Pero al final, eh, haciendo una copa del rey de baloncesto, haciendo una final o haciendo un  un el 125 aniversario del real club tenis Barcelona en el liceo el año pasado.

Pues, al final, son entornos diferentes porque dos de los que te he comentado, la gente, pa, una entrada. Para ver un espectáculo deportivo. Y la última, la gente ha pagado una entrada como socios, un aprecio reducido para ver un espectáculo sentado en un teatro donde no hay ninguna experiencia deportiva, pero sí que el entorno es deportivo.

Entiendo que si quieres que se lo pasen bien, que la gente que viene se lo pase bien, tú también te lo tienes que pasar. Bien, tienes que disfrutar. Es así 

Sí, así es, por un lado, es muy estresante, pero por otro lado se disfruta mucho.

Es decir, incluso al final, se disfruta cuando las cosas salen y alguna vez las cosas tampoco no salen bien. O tienes que cambiar la dinámica en función de la d de cómo funciona al partido. Entonces, cómo va al partido? Eh, no puedes plantear hacer unas acciones en un memento determinado que el equipo va perdiendo.

Los árbitros han piado mal y el público está encendido. Un jugador de repente empieza  a animar a la grada  alzando los brazos para que la gente presione más. Por lo tanto, es acción que tienes preparada, te la tienes que comer, y tienes que ser muy dinámico. Y no solo depende de una persona esto, sino que hay un equipo alrededor que que tiene, que es como una orquestra.

Que al final tienes el director de orquesta. Pero al final, todos los músicos tienen que tocar bien y y cualquier cambio se vive en el directo una vez y en en las clases también lo lo digo muchas veces. Una frase que un compañero me dijo hace tiempo es nosotros vivimos en el play. O sea, es como, hay trabajos en los que tú tienes tu ordenador, estás sentado, puedes hacer tus excels, tus sumas, tus escritos, tus artículos, eh, las fichas de contraria, lo que haga falta, lo que sea.

El tiempo no te afecta de esta forma. Entonces, eh, en este caso de trabajo, sí que tienes que tener  una, una forma de ser que tienes ser adaptable y saber trabajar bajo presión y el vivir en el play es esto, vives en el play, estás en una película y no puedes cambiar lo que está sucediendo. Te puedes a a a avanzarte o si adaptarte o avanzarte unos segundos de lo que pasará a la siguiente al al al al próximo segundo, escuchando un poco el público, mirando a las gradas, mirando los jugadores.

Y en ese memento estás conectado con 15 personas diferentes y y todas están pendiente de que tú tomes la decisión de qué es lo que va a pasar ahora. 

Ahora prepárate, te voy a hacer una pregunta. Bueno, serán dos preguntas, pero bueno, vamos por la primera y comenzaremos por lo positivo.  Te quería preguntar sobre un evento que recuerdes que te haya salido.

Wow, no que recuerdes que haya salido muy bien, que hemos disfrutado tanto el público como los jugadores como los nosotros, los organizadores. Y la segunda pregunta por contraposición algo que haya salido eso que piensas? Jo, que desastre. No a ver cómo le reconducimos es decir, cómo aprendes de los errores y de los éxitos?

Vale, empezaré por la parte para que darnos con un buen gusto al final. Un evento que salió mal, eh? Y además, fue en época de COVID, eh? Cuando empezaba todo el tema de que las empresas no hacían las escenas de navidad, eh, la gente empezaba a a trastear el el teams, el el zoom, el miss, todas las aplicaciones que se hacían.

Entonces habían empresas que nos contrataban para poder hacer posible que el evento, en lugar de tener la presencia, o sea que sea físico, que sea presencial fuera. Online y estuvimos haciendo un evento online haciendo todos los ensayos y no sabemos por qué en el memento de hacer el teams,  dejamos de tener audio.

Entonces estuvimos que cancelar el evento, ese indirecto,  porque no la gente que había 300 400 personas conectadas en casa que era como la la el evento de navidad no recibían audio. No escuchaban nada de audio. Entonces  pusimos un mensaje que por problemas técnicos no, no podíamos seguir, pero que lo solucionaríamos.

Entonces, lo que hicimos en ese instante, porque nadie de todos los que estamos allí, nadie sabía dar una respuesta a a lo que había pasado en ese instante en el teams. Grabamos. Todo el programa, todo el programa que tenemos hecho y al cabo de dos horas, lo publicamos online. Ah, fue una forma de salir de retransmisión del sí.

El lugar de tener el directo fue como la gente lo podía. Pues visualizar al cabo de un rato  otro evento que, por otro lado, un evento que  que salió bien, pues, o que recientemente. Recuerdo que salió bien. Bien, eh? Me iría a un a un buen gusto que era, eh, finales del mes de mayo pasado que la el Barça femenino llegó a la final de la champions, eh, en Bilbao y allí se concentraron unas 40,000 personas del Barça.

Es una una gran cantidad de de gente en un desplazamiento casi más que que puede ser en el fútbol masculino.  Y allí estábamos en una. 

Y fueron de 10 de la mañana a siete de la tarde, abierta en la que había un un stage, un escenario con una pantalla y habían de pasar cosas durante pues, de 10 a 19 durante nueve horas seguidas que además. Teníamos el challenge, que era un experimento, eh, que se se restaba retransmitiendo eso por televisión.

Por lo tanto, no estábamos haciendo solo un en directo para los 40,000 personas que habían venido, sino para la gente que nos podía seguir desde casa y realmente fue un éxito. O sea, al final de las nueve horas, nos dijeron que desde televisión se he visto de una forma increíble y son nueve horas de contenido.

Es lo que te digo que que al final es generar una sobredosis de azúcar. Eh en estas acciones, no como cuando al niño le deja de azúcar que se vuelven locos. Pues es intentar mantener la sobredosis de azúcar desde las 10 de la mañana hasta las siete de la tarde que no puedes empezar a las 10 con todo jolgorio.

Pero a las 11 tienes que tener la gente a caliente y no se tiene que ir. Y al final que hay allí sitios para comer sitios para beber sitios para que la marca pueda hacer algo para los patrocinadores pueden aplicar entonces cuánto mar rat o la gente se quede allí. Mejor y allí las imágenes que hay en en youtube de todo eso es espectacular. Un gran recuerdo. Además. Porque se ganó también 

Y debes acabar agotado, ¿no? 

Si de hecho allí me dejé.  Me me tengo que operar del menisco porque sí, sí. Saltando con el nombre de las jugadoras, me dejé medio menisco allí.  

Ahora una pregunta, pensando en la gente joven que nos escucha y que está pensando en dedicarse a ser  como tú, un event planner un Game director como le hemos llamado antes,¿ qué deberían aprender? ¿Qué formación les iría bien para desarrollar estas actividades profesionalmente? 

Em,  diría que muchas de las habilidades se aprenden en el camino, o sea, ser.  Hay que la gente quiere trabajar en esto. Tiene que ser muy esponja. Es decir, yo nunca he estado formado en temas técnicos, eh?

Ni audiovisuales. Ni no, nunca he hecho la carrera de visuales. No, no sabía nada de cómo funcionan los focos de iluminación, conceptos de para que una persona se cuelgue y haga algo. Unas pantallas como se retransmiten las cosas no tenían idea de esto. 

Bueno, de hecho, tú eres economista. 

Exacto. Entonces, al final es el interés.  De debes tener interés en que en en en todo este mundo y aprender y lo que yo hacía cuando empezaba a era me iba al técnico de sonido que había hecho su su curso profesional de de técnico de sonido. Y le preguntaba oye, y esto que es esto que os iba al de luces?

Oye, y y esto como funciona y y a partir de allí, evidentemente lo que haces es en tu trabajo, su contratar muchas cosas de las que no conoces. Pero lo que sí que tienes que aprender es que estás empresas que sub contratas. No te no te cobren. Mmm por por por aplicaciones o por elementos que no te han traído.

Entonces, de alguna forma, eh, he tenido interés en aprender todo lo que envuelve el desarrollo de un proyecto característica así. Una de las cosas que diría yo es que la gente sea curiosa. Mmm, que no lo des todo por hecho que  em, si no sabes cómo funciona un tema concreto, preguntes. A la próxima y ya no tendrás que preguntar, ya sabes cómo funciona, pero podrás preguntar otra cosa nueva.

Y con todo esto es lo que te dará la la visión de poder dirigir la orquesta, no al final la orquesta la estás dirigiendo y no sabes si la persona que está en la técnica audiovisual y tiene que pinchar una, un filtro de snapchat que está de moda ahora necesitará 30 segundos para colocar bien las cámaras y que y de qué forma recibe este señal y o qué cosas pasan si tienes la la información necesaria de cómo esa técnica funciona.

Tú ya puedes dirigirlo bien. Por otro lado, también diría que y es una una opción que siempre ha intentado en la medida de lo posible que a los alumnos que participan en el con lo que están estudiando en en los maestros que hacemos sí,  les doy la opción de que lo puedan ver desde dentro, haciendo de voluntarios en los eventos, porque es una forma en la que. 

Es una persona que al final, cuando eres voluntario, no tienes una exigencia muy grande. Tu estás dando tu tiempo a una organización para ayudarles a desarrollar un trabajo concreto que puede ser traer unas fotocopias, ayudar a a llevar unos carteles a donde sea o x funciones. Pero esto te permite estar dentro, estar dentro y  con la visión que tenemos en clase. 

Poder ver. Ah, mira, así trabaja la prensa. Qué es lo que hace la prensa? Qué necesidades tiene? Así trabajan los equipos de seguridad. Así trabajan los de Catherine. Así trabajan en protocolo y también te da una visión general de todo que al fin y al cabo, cuando haces un evento, lo que tienes que tener es una visión general para poder liar bien.

El proyecto no sólo llevártelo a tu terreno, sino a todo el terreno en general  y a nivel también de formación. Yo creo que es importante tener una formación.  Tener tener formación, es decir, tener una formación, ya sea de marketing, ya sea de economía o contabilidad, ya sea de eh periodismo,  eh? Porque al final, una formación también te ayuda a organizarte bien. 

Y en un evento, la organización es básica. Por lo tanto, saberte planificar bien, saber, entender dónde están los fallos, saber mejorarlos, saber, entender cómo funciona a tu equipo. Al final es. Haber aprendido a trabajar en grupo, haber plan aprendido a a planificarte cuando estás estudiando, ah, tener con conocimientos un poco de todo, ya sea de de periodismo de actualidad, de sociología de marketing, porque cuando estamos en un en un evento, la sociología y yo también lo digo mucho en las clases que que es muy importante porque tú estás leyendo un target que no son son los jugadores y no es el público.

Y pues, cuando estamos con el fútbol femenino, cuando te decía en Bilbao, pues el target era un target concreto y. Y que no es el mismo que es el del fútbol masculino masculino. Entonces, de alguna forma, tienes que que tener una visión global en muchos conocimientos diferentes o estar abierto a tener esta esta educación.

Y pensando ahora en antiguos alumnos que ya son profesionales, que vean la necesidad de organizar eventos en sus clubes, en sus instalaciones para promoción para celebraciones. Bueno, creo que si son eventos muy importantes, quizá mejor que te llamen a ti y que te contraten que saldrá de 10. Pero pensando en ellos que consejos les puedes dar para organizar bien un evento.

Pues es lo mismo que organizar una cena es, es la planificación, es básica. Organizas una cena y piensas que día la hago,  eh? Dónde la voy a hacer que cuánta gente vendrá? Qué vamos a comer? Tendré que hacer una preproducción de la comida.  Habrá música. No habrá música. Qué? Qué? Qué tomaremos después de de la de la comida aquí?

Entregar a los postres que no llegue al final es una organización global. Y cuando pensamos así en pequeño en en en en en un ámbito muy pequeño, eh? Y acortamos mucho la la visión, decimos otras en el fondo, todo el mundo es capaz de organizar eventos porque todo el mundo ha organizado una cena. Hay alguien, alguien habrá quien le guste más organizarla y a quien.

Eh, odio organizar cosas, pero como mínimo, alguna vez lo habrá hecho?  Por lo tanto, la la preparación es la mejor forma de de de organizar un un evento, estar estar preparado para lo que tiene que venir y organizarte. Bien, 

para terminar, Bernard dos últimas preguntas. La primera es sobre el componente político en la organización de un evento tanto interno como externo en la política interna con o.

La presidente o el presidente y su junta y las personas que componen esta junta. Quién puede hacer que qué privilegios pueden tener o deben tener o consideran que deben tener cada quien en eventos más grandes y a intervienen componentes políticos sociales como instituciones políticas como ayuntamientos diputaciones hasta organizaciones estatales.

Con sus importancias, con su protocolo con sus egos. Cómo manejáis este impacto político en un evento que es importante porque puede llegar a dar verdaderos dolores de cabeza como lo manejáis? 

Ah, y  em, remitiéndome a las clases, dedico siempre una parte, hablar de de a preguntar al a los alumnos y alumnos si ellos creen que en el deporte es política o no.

Y al fin y al cabo, hay muchas opiniones de todo. Pero desde el punto de vista en que se hacen juegos olímpicos donde participan naciones de todo el mundo y las los países compiten en haber quien tiene más medallas. Esto ya es una información política clarísima. Em, cuando un equipo decide invertir en  deporte femenino, por ejemplo, eso es una opción política cuando un equipo decide intervenir en el en el en el black lives matter, por ejemplo, o jugadores.

Eh deciden arrodillarse cuando son un alumno de estados unidos por una protesta, porque ha ocurrido un tema social, eh, entre eh, la policía y la sociedad. Eso es política cuando el el en algún club  a respuesta de una cat. Catástrofe que que que trágica que puede suceder como puede ser un huracán, una una dana, etcétera. 

Eh y los clubes aplican ayudas a esa, a esa parte de la sociedad o a esa región. Eso también es política. Por lo tanto, eh,  siempre hablo de que en el de el deporte, como en cualquier ámbito de tu vida privada, es política. Externamente porque la sociedad te afecta e internamente porque al final, igual que tienes amigos y amigas, y tienes que quedar bien cuando le mandas un mensaje a uno o les invitas a cenar y otras, si no invito a este tal, también tienes, eh, temas políticos internos.

Entonces siempre tienes que saberte man manejar en un ámbito político. O sea, nunca di se siempre diría a a gente que se quiere dedicar al mundo deportivo que también tiene que tener esa mano izquierda. De saber que va a tener que ceder muchas cosas que quizá no sean su opinión personal o que quizá em se tengan que tra tragar ciertos sapos porque habrá gente con la que trabaje, que no le caerá bien o bueno.

Al final, esto es ley de vida. Es normal, no todo el mundo puede puede estar en el mismo saco,  pero hacer un evento es o hacer un evento deportivo. Desde mi punto de vista, la política es. Indiscutible. 

Para finalizar y cambio de tema, me gustaría, como última pregunta, que nos hablaras sobre el equipo.  Tú solo no pods llegar a todo en un evento al principio de este episodio nos comentabas de ese evento de nueve horas.

Y eso supone muchas decisiones en muchos ámbitos. Muchas cosas a la vez. Simultáneamente la pregunta cómo formar un equipo del cual te puedas fiar. Esa es la pregunta un equipo. Del cual sabes que no te va a encender un fuego, sino al contrario que te va a buscar soluciones a situaciones imprevistas, a cosas que hay que enderezar porque se están torciendo como consigues eso.

Bueno,  la verdad es que me siento muy privilegiado por el equipo con el que trabajo, porque en lugar de, como dices de que te incendie en alguna cosa, lo que hacen es ayudarte a pagar los incendios que puedas tener. Eh? Yo diría que por un lado, es que me he juntado con gente. Que a lo largo de mi carrera profesional, he enganchado bien a la primera y he visto que son gente profesional que saben solucionar problemas que son,  eh, creativos en su modo de ser que em, a mí, eh, no me gusta el micromanage me gusta que en una parcela.

Eh  el el pues las personas que coordinan, eh, los la parte audiovisual, sean independientes,  que que que trabajemos juntos pero que tomen decisiones por sí solos al finals es dar cierta manga ancha aparte de tu equipo, no? Y y que ellos se consideren también importantes. Y  es gente en la que a lo largo de los años he coincidido. 

He visto que trabajábamos bien y he confiado y supongo que está confianza también.  Te de te te es de vuelta con con el sentido de no puedo fallar. Es yo no. Si tú me has dado esta esta mano, yo te la tengo que devolver. No me no me no te puedo fallar a ti de la misma forma que y yo no les puedo fallar a ellos.

Por lo tanto, creo que es un un establecer un un un vínculo de confianza. En el que sea bidireccional, 

Bern y perdona si te un memento. Pero al principio comentábamos que te lo pasas bien. Y supongo que en un equipo también es muy importante que todos os lo paséis bien y que vayais sincronizados. Eso es un poco esa sin energía, ese ambiente, esa colla que decimos en catalán que hace que que salga mejor, no la verdad.

Por eso es que antes de cada partido, hacemos lo que se llama las reuniones de escalera. Y somos quizá 15, 20 personas que estamos en una sala y vamos a. Desde que abren puertas hasta que se acaba el partido. Decimos todo lo que pasa, lo que va a pasar a cada minuto o prevenimos estas opciones. Ah, opción b, opción c, de lo que va a pasar a cada minuto. 

Hay nervios en estas reuniones de al finales. Vamos con el tiempo justo, eh, siempre es, es habitual, o sea, es decirles, tienes 20 minutos o media hora para hacer esa reunión. Hay mucha gente que que agradecer. Oye esto que hacemos, no sé qué hay tensión, pero a la vez hay distensión de pasarlo bien, porque sabemos que cuando una vez empezamos con el play. 

Todo el mundo se lo está pasando bien, 

genial, Bernat muchas gracias. Nos lo pasamos bien, como en esta entrevista que también ha sido espectacular y nos lo hemos pasado yo aprendido muchísimas cosas y quería darte las gracias por tu tiempo, por tus enseñanzas. Muchas gracias que nos ayudarán a conocer más como organizar un evento ya que salga bien y como sal al principio que que que disfrutemos no en este evento ahora que tiene en mente que es lo próximo que está en tu cartera.

Pues este domingo tenemos un partido o sea que ya es pensar en este primer partido y a partir de allí, ya es arrancar la parte final de la temporada.